Quedamos en que hoy iba a contar las técnicas que me aplico -sin querer convencer a nadie- para sacarle el máximo partido a mi tiempo.  He de decir, por cierto, que yo juego al juego este de aprovechar las horas del día en el «nivel fácil». Es decir, sin hijos ni personas a mi cargo. «Así cualquiera», dirán algunos. Pero creo que la forma de encarar las actividades, en mi caso, sería más o menos la misma.

Los escribo a modo de «principio», pero mejor les voy a llamar «actitudes». Así que…

Actitudes para aprovechar el tiempo:

• 1 – Marcarse objetivos

Esto es lo primero de todo. Motivarse. Si no partimos de un incentivo para hacer las cosas, vamos jodidos. Algunas vienen impuestas, pero otras dependen de nosotros. Si las actividades a alcanzar pueden marcarse con una fecha, mejor. Porque cuando algo conlleva un esfuerzo y no tiene prisa, lo más probable es que termine por no hacerse.

Concretamente para las actividades rutinarias (en mi caso, hacer deporte o escribir en el blog) he de convertirlas en obligaciones o rutinas, no en «decisiones». Sé que como me plantee cada día  si hago o no tal cosa… muchos días decidiré que no y acabaré por no planteármelo. Así que, mucho mejor que eso, hacerlo sin tener que decidirlo cada vez.

• 2 – Lo primero, pensar.

Tanto para una tarea concreta que requiera mucho esfuerzo como para cuando hay muchas tareas que hacer, lo mejor es empezar planificando. (Un poco como lo que comentaba el otro día de cómo escribir).

• 2.1 En tareas repetitivas

De acuerdo, es una sola cosa que hacer pero hay que hacerla muchas veces. Creo que lo mejor es empezar haciéndola pero de forma muy atenta. Pensando mucho, siendo consciente de cada paso, cuál es su orden, su importancia, en qué se parece a las demás, etc para ir aprendiendo a hacerla de forma cada vez más eficiente.

Un comentarios sobre esto: a menudo la gente friki suele pensar en soluciones automatizadas, sobre todo cuando es algo muy largo y tedioso, obnubilados como están en aprovechar la prodigiosa velocidad de cálculo de los ordenadores. Porque saben que, a la larga, ocurre esto:

Pero ojo. Eso es a la larga. Hay muchas, muchísimas veces en las que no merece la pena dedicarle demasiado esfuerzo al proceso. Cuándo sí y cuándo no, es algo que conviene tener en cuenta. Pero sobre eso ya hizo un «estudio-viñeta» el gran Randall Munroe en su «¿Merece la pena el tiempo?«

• 2.2 Cuando hay muchas tareas

Pero lo que ocurre siempre siempre siempre es que se amontonan un montón de tareas de lo más diversas. Así que, ¿por dónde empezar? Desde luego, se pueden ir haciendo todas poco a poco, ir cambiando, empezar por las que más nos gustan. Pero lo normal es que de esa manera se nos vayan de las manos. Especialmente si despreciamos el coste de las interrupciones y los que cuesta «reengancharse» entre una y otra tarea.

Lo curioso de esto es que existe una solución matemática simple y bastante buena a ese problema y es que, cuando tienes muchas cosas que hacer, lo mejor suele ser empezar por la que tiene más cercana su fecha límite. A esto, en informática, se le llama algoritmo EDF (Earliest Deadline First), y es el «óptimo» para llegar a todo (bajo algunas condiciones, por supuesto).

Otra buena cosa de planificar es que permite aplicar el siguiente principio:

• 3 – Todo lo que se pueda hacer en paralelo, que se haga en paralelo.

Aprovecha cualquier cosa que «se pueda ir haciendo» mientras estás haciendo otra. Si a la lavadora le cuesta una hora y cuarto hacer su programa y al horno 45 minutos, está claro qué hay que poner primero para optimizar. En un ejemplo como éste es casi evidente, pero cuando tienes media docena de cosas que hacer y algunas implican varias acciones separadas el tiempo (como tender o pelar las patatas en el ejemplo) puede merecer la pena dedicarle una pensada a qué orden seguir.

Sobre las acciones que se pueden llevar a cabo en paralelo o no yo las suelo diferenciar intento separa las acciones en dos categorías cada una con dos tipos.

• 3.1 Tecnologías: Diferencia entre atendido y desatendido

Que una cosa la haga una máquina no significa que la puedas dejar siempre a su bola. No es lo mismo programar el lavavajillas y, cuando acabe, acabado estará (eso sería desatendido). Que tener algo en una cacerola que tengas que retirar a mano obligatoriamente dentro de 35-40 minutos si no quieres que se te queme. Siempre que se puede usar una tecnología desatendida, mejor que una atendida.

• 3.2 Personales: Diferencia entre actividad consciente y actividad motriz.

Una persona puede hacer varias cosas a la vez. Incluso los hombres. Pero claro, siempre que no exija tener activos los mismos recursos. Estar simultáneamente con la tele, la radio y un libro es tan absurdo como intentar hacer malabares mientras coses. Sin embargo, hacer bici estática mientras lees un libro (mejor en ebook, para que no se te cierren las páginas) es perfectamente compatible.

Ah sí, y la música… la música puede funcionar a un nivel subconsciente. No es necesario estar siempre escuchando muy atento, pero puede ayudarte un cierto ritmo o una cierta calma mientras haces otras cosas. Así que ¿por qué no?

• 4 – Apoyarse en la tecnología

Estamos en una época en la que hay infinitas opciones tecnológicas para casi todo. Algunas nos roban -horrendamente- el tiempo, otras nos lo regalan.

Por ejemplo, a mí un rey majo me trajo un robot de cocina, uno sencillito, pero que se despierta mientras duermo y me hace las cebollas despacito para después pararse solito justo antes de que me vaya a la ducha. También lo puedo tener puesto mientras leo y hago bici y escucho música. Así hago una hora de deporte, una de lectura, una de música y una de cocina en 60 minutos. ¡Magia!

Pero hay montones de soluciones más utilizables. Por ejemplo, comprar un pequeño temporizador para el enchufe puede convertir la lavadora más cutronga del mercado en una que justo ha terminado el programa de lavado cuando vuelves del trabajo.

Usar alertas en el móvil, listas y demás puede salvarte de muchas. Hay incluso herramientas para los muy locos de la productividad, aunque a mí todavía no me ha dado por ahí… Quizá algún día, cuando sean más desatendidas. ;)

• 5 – …especialmente en la tecnología de la información y el conocimiento

Cuando hay que hacer cosas que uno no sabe hacer, es posible plantearse la siguiente pregunta: «¿potencialmente, con cuanta gente comparto este problema?«. Si la respuesta es más que con media docena de personas en todo el mundo, seguramente Google pueda ayudarte. Aprender a manejar el buscador puede ser uno de las mejores inversiones de tiempo que puedan hacerse.

A algunos les resultará obvio, pero aprender a usar los mapas, coger las direcciones postales de los sitios (¡mucho mejor que pedir indicaciones!), los números de teléfonos de los locales, etc puede ahorrar cantidades ingentes de tiempo.

Un ejemplo, llamar por teléfono para asegurarse de que tienen el cartucho de tinta de impresora que estás buscando en lugar de ir de tienda en tienda puede ahorrarte un montón de desplazamientos innecesarios.  Porque, ésa es otra, también hay que…

• 6 – Desplazarse sabiamente

Uno de las formas más tontas de perder el día es ir de un lado a otro como un tonto. (A mí es que me da muchísima rabia). Pero todo eso puede reducirse un montón teniendo en cuenta algunos puntos tirando a evidentes como:

• Ir en bici: Al menos cuando las distancias no son muy grandes. Tengo calculadísimo que se tarda la tercera parte de tiempo que andando. Además, no suele haber problemas para aparcar, es barato y sano. Todo son ventajas, hoygan. A menos que llueva mucho mucho. Por eso tengo una bici plegable. Cabe en maleteros y autobuses.
• Hacer cosas mientras: Si, por lo que sea, hay que ir andando a los sitios, aprovechar para hacer llamadas u organizarte cosas en la cabeza. En paralelo, ya sabéis…
• Optimizar las trayectorias: Para pasar por varios sitios, o hacer los recorridos más cortos. Planificar, vaya…
• Huir de los semáforos: Sobre todo conduciendo. Porque puede que haya caminos más cortos, pero cada semáforo en rojo equivale a cientos de metros de vías secundarias. Yo, personalmente, me controlo todas las vías sin semáforos de mi entorno. A veces puede que ni me salga a cuenta, pero muchas veces sí. Y las uso constantemente.

• 7 – No trabajar en nada que se haga solo

Por ejemplo, si no hay una prisa extrema en volver a usarla… ¿Para qué secar la vajilla después de fregar? En condiciones normales, las cosas más calientes que el ambiente, se enfrían. Y las más frías, se calientan. Lo que está arriba baja y lo húmedo se seca… Si alguien quiere esforzarse en hacer lo que se va a acabar haciendo solo, es cosa suya. Pero yo no suelo.

• 8 – Cuidar el cuerpo

Hay que ser sincero con uno mismo. No se puede llevar un ritmo de actividad alto estando permanentemente cansado. Por lo tanto no es una pérdida de tiempo, invertirlo en estar en forma, dormir lo suficiente o comer bien. Es curioso, porque los beneficios de esto son un puro círculo virtuoso. Cuando uno hace ejercicio, descansa mejor, lo cual es bueno para el estado de ánimo y se ve más capaz de hacer más cosas… Es la mejor manera de desarrollar los recursos propios, de ser más autosuficiente y dinámico. Es como el tema de las drogas: mejor que consumirlas, producirlas.

• 9 – Si solo no puedo, con amigos sí

Hay dos formas de no perder el tiempo gracias a la gente.

• La primera es que puede que cualquier actividad, aunque sea una pérdida de tiempo, deja de serlo cuando la haces acompañado. Incluso secar la vajilla. Eso cuenta como «vida social». Y vida social, hemos quedado, es caballito blanco. Ahí no te pillan.
• Y la otra. Seguro que hay mucha gente en tu entorno que sabe la tira de cantidad de cosas y te pueda ayudar en momentos concretos. Cualquiera que sepa de declaraciones de la renta, medicina o tenga una furgoneta suele ser una bendición para su entorno.

Por supuesto, pedir ayuda implica estar dispuesto a ofrecerla. Hay que cuidar a las personas. Pero vaya, eso  tampoco es un problema, ¿no? Al menos, siempre que «no pongas más interés que el interesado«…

En esto, además, las redes sociales pueden ser un filón si estás activo en ellas. Yo me he hecho hasta plannings de vacaciones gracias a «la comunidad».

• 10 – A veces es solo una cuestión de equilibrio.

 Por supuesto, aplicar todas estas cosas, llevar este ritmo, puede tener un coste personal y social. Lo comenté al principio, es posible que la gente se estrese en tu presencia, que descuides algunas cosas o incluso a ti mismo. Bueno, pues entonces hay que saber cuando parar. ¿Y cuándo es demasiado? Básicamente, cuando ese ritmo te impida hacer las cosas que te apetece de verdad hacer. Cuando no te permita disfrutar de la vida. Cuando no haya más marshmallows.

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En cualquier caso, creo firmemente que estar aplicando compulsivamente estas técnicas, me está ayudado un montón a liberar un tiempo …que luego pueda malgastar, tranquilamente, en ¡no hacer nada en todo el día! ;)