Redacción para Geeks – Del k405 al orden –

Y dice uno “Es que escribir no es lo mío. Que soy de ciencias”.*

Venga, hombre. Pero hasta cierto punto. No te digo hacer literatura. Pero cualquiera puede aprender unas bases mínimas sobre cómo se escribe un documento técnico.

“Oye, ¿y por qué no nos haces una presentación sobre el tema?”. Dice la otra.

Y esto es lo que salió (sabéis cómo funcionan los prezis, ¿no? Dadle al botón de “start prezi”, esperad que cargue,  y avanzad con la flecha):

Redacción de Informes para Geeks

– Del k405 al orden – 

Pero como mirarse la presentación a lo loco, sin hacer comentarios, puede no ser suficiente, me explico aquí. Cada párrafo equivale a un punto del recorrido, más o menos:

1.- El Objetivo

En un texto técnico tenemos siempre un objetivo muy claro. Y no son cosas abstractas como provocar sensaciones, ambigüedades o contar historias abiertas. No. Siempre va a ser transmitir un conocimiento específico a un público específico. Puede ser porque pilotamos mucho de un tema o porque hay que hacer una investigación para adquirir u ordenar ese conocimiento. Muy bien, pues si es el segundo caso, la creación del informe te puede incluso ayudar a realizar el trabajo, a seguir un orden y una metodología. A saber de dónde empiezas y dónde quieres acabar. Una herramienta más.

Por supuesto, si la función es comunicar, entonces hay que tener muy en cuenta algunos de los elementos básicos de toda comunicación. En este caso merecen especial interés: el contexto y el interlocutor. Tenemos que tener cristalinamente claro cómo es la persona que lo va a leer. Puede que, dependiendo del apartado, sean personas distintas (por ejemplo, para un Resumen Ejecutivo que para un apartado técnico). Pero deberíamos ser capaces de poner cara y ojos a la persona a la que le estemos escribiendo. O, como mínimo, al perfil que tiene. Qué sabe y qué necesita saber. Para no ser redundantes, ir al grano y aportarle lo que busca.

Todo lo demás, debe ir acompañar este objetivo. Y cuando digo todo lo demás me refiero a la Estructura y al Estilo.

2.- La Estructura

En mi opinión, esta es la parte más importante del trabajo.

Y os explico por qué con un apunte sobre Teoría de la Información y el Conocimiento:

  1. El nivel de información más básico con el que se puede trabajar son los datos. A menudo partimos de que tenemos (o tenemos que buscar) un montón de datos. De información desestructurada. Puede resultar bastante angustioso enfrentarse a montañas de ellos, no sabemos qué hacer, no somos capaces capaces de extraer un sentido. Son datos por ejemplo el “4 grados centígrados”, “1200 metros”, “azul”.
  2. Pero, cuando esos datos están mejor estructurados (asociados a otros que les dan más contexto y sentido) entonces podemos hablar de información propiamente dicha. No es lo mismo decir 4ºC que decir, “el día 23 de marzo a las 14h 30m hacía una temperatura de 4º en la estación meteorológica X”, ¿verdad? Porque una colección de datos estructurada y con sentido es Información.
  3. El siguiente nivel de estructuración es el conocimiento que se define como “la información que sobre la que un actor humano forma creencias ciertas y justificadas a partir del mundo“.  Y esto es muy gordo. Se puede hablar la tira sobre el Conocimiento. Pero quiero llamar la atención sobre un punto que, a menudo, se obvia. Si nos fijamos bien, el conocimiento REQUIERE que haya un actor humano. El conocimiento no puede almacenarse en discos duros, sólo lo tienen las personas. Y, además, es la información más valiosa. Porque es la que permite tomar decisiones justificadas y ejecutar acciones o resolver problemas. Pero, por su naturaleza, no puede transmitirse sin esfuerzo. El receptor del conocimiento siempre va a necesitar APRENDER

Así que si el objetivo del informe que queremos realizar es transmitir conocimiento, lo máximo que podemos hacer es dejarle la información lo más estructurada posible. Que no tenga que bajar demasiado hasta los datos. Masticárselo al máximo para que cubra sus necesidades.

Ponérselo fácil.

Entonces, si tenemos en cuenta que lo más importante es la estructura, hay una buena noticia. La estructura más básica, la que siempre funciona, es la de “Introducción”, “Desarrollo” y “Conclusiones”. Cada una de esas partes puede tener muchas más o llamarse con distintos nombres. Pero cualquier informe bien hecho puede reducirse a eso.

Así que lo que propongo es un método de trabajo “fractal”, por iteraciones. Como metáfora de esa geometría de la matemática del caos y esos conceptos tan chulos como la autosimiliridad y esas cosas.

Pero, sin hacerse demasiadas pajas mentales, de lo que quiero hablar es de trabajar de forma estructurada y por niveles. Esto siginifica:

  • Primera Iteración: Empezar por la estructura primaria, por el índice. Identificar las secciones que queremos poner, el orden, cómo llamar a cada una. Dando la información necesaria y suficiente para que se vea la lógica del documento y para que el que esté buscando algo lo encuentre rápido. El índice hay que entenderlo como un texto en sí mismo. El más básico pero, tal vez, el más importante.
  • Segunda Iteración: Desarrollar los apartados, pero de la misa manera. Hacerse una lista de puntos que se quieren tocar en cada apartado y, muy importante, sus relaciones entre ellos.  Haciendo esto en este momento ayuda a saber en qué apartado poner cada idea, a no repetirse, evitar razonamientos circulares y que todo tenga un orden lógico. En mi opinión, cada minuto invertido en el índice y en esta parte, son 5 minutos menos de volverse loco más tarde reordenando párrafos. Teniendo además muy en cuenta qué apartados deben de ser objetivos/descriptivos y cuales son más subjetivos/valorativos. Si estamos hablando de documentación técnica, siempre tenemos que razonar y fundamentarnos en cosas. Pero hay ocasiones en las que hay que dar una opinión o proponer una acción y hay que tener muy claro dónde hay que hacer eso. Normalmente, en las secciones de conclusiones.
  • Tercera Iteración: Ahí ya, redactar. Escribir las frases y las relaciones completas entre los conceptos, sus contextos. Incluir las gráficas, diagramas, modelos, citas, etc… Todo con sus nombres bien claros, sus referencias, etc… Intentando, dentro de lo posible, que la información sea “navegable“. Esto es, con sus negritas, sus bullet-points, sus cursivas, etc… Que el lector pueda escanear el texto de una ojeada si está buscando algo en concreto sin tener que pararse a leer y entender párrafo tras párrafo. Esto no es una novela.

Inciso sobre las referencias: Hay que prestarle muchísima atención a las referencias que utilicemos. Porque hay que usarlas y hay que decir que las hemos usado. ¿Por qué? Pues porque son todo ventajas:

  • Ahorran tiempo: Porque es mejor usar definiciones y explicaciones muy elaboradas por expertos y organismos reconocidos antes que pegarnos con las nuestras.
  • Con lo que se aumenta la calidad del texto: Porque seguramente ellos lo han hecho mejor.
  • Ayudan a dar credibilidad a tu texto: “Que no lo digo yo, que lo dice…
  • Depuran responsabilidades: Imagina que te basas en unas perspectivas publicadas por alguien y que se demuestran erróneas. Siempre podrás decir “no acerté, pero es que los expertos decían que…
  • Ayudan al lector que necesite más información respecto a un tema.
  • Es lo honrado. Al César, lo que es del César, ¿o qué?

3.- El Estilo

Y sobre el estilo, sí. ¿Qué decir? Somos de ciencias, de acuerdo, pero hay cosas que todo el mundo puede hacer. Hay que redactar con:

  • Claridad. No intentar utilizar frases complicadísimas, con palabras rimbombantes o enrevesadas. ¡Lo importante es que se te entienda! Y, además, que sólo se te pueda entender de una manera.
  • Coherencia: Un error típico, mezclar formas personales y tiempos verbales de cualquier manera. No sólo queda mal, es que despista. Lo mejor para los textos formales son las formas impersonales (el famoso “se dice, se cuenta, se rumorea”) y, por defecto, el presente de indicativo. Claro que en otros textos (como este post, por ejemplo) cabe usar la primera persona. Pero, en cualquier caso, una vez que te quedas con uno, no te mueves de ahí. No lo cambias de sección en sección ni de párrafo en párrafo.
  • Explicitud: Hay que tener mucho cuidado con las ambigüedades o palabras poco explícitas. No se abusa de los pronombres o de las palabras demasiado genéricas como “cosa”, “alguien”, etc. Es verdad que, en ocasiones, puede ser difícil afinar del todo. En ese caso, puede colar (aunque no sea la mejor práctica) hacer un uso no del todo justificada de lo que llamo “palabras comodín“. Son palabras con significado real, que pueden ser, de hecho, las mejores o más adecuadas. Pero que, en algún caso, se pueden usar porque su significado en bastante más abierto. Por ejemplo: “sistema”, “proceso”, “estructura”, “solución”, etc… Están algo acotadas, pero caben muchas cosas dentro.
  • Ritmo: Esto ya es para nota. Dominarlo es tarea de escritores y poetas. Pero, tenerlo un poco en cuenta, intercalar frases largas con frases cortas, asegurarse de que el lector no está bostezando por la monotonía del texto, no cuesta tanto. Y se puede ir mejorando con el tiempo.

En fin, estos son los consejos más importantes que se me ocurren para que hasta el más literatófobo pueda redactar  un informe de lo más digno.

De darle forma.

Porque la gracia de todo esto, como tantas otras veces, está en encontrar las estructuras que se esconden en el caos.

******************

* Diálogo ficcionado. Pero eso es porque en el blog me permito hacer literatura. :D

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2 comentarios en “Redacción para Geeks – Del k405 al orden –

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